Um dos papeis do síndico é a administração financeira, mas ele nem sempre domina essa atividade. Para evitar problemas, veja os 3 critérios essenciais!

O síndico responde legalmente pelo condomínio. Por isso, ele pode, sim, acabar envolvido em um processo judicial, se não desempenhar suas atividades com a devida competência e seriedade. Isso inclui, é claro, as atividades de administração financeira.

Contudo, o síndico não é, necessariamente, alguém que domine conhecimentos em administração, até porque envolve muitos aspectos e que passam por mudanças. E, em muitos casos, ficará difícil o síndico saber a melhor forma de conduzir a área financeira. Dessa forma, existe um alto risco de que o condomínio enfrente problemas financeiros. Existe, claro, também um risco significativo do síndico sofrer um processo pelas consequências da sua inaptidão.

Como evitar que isso aconteça? O primeiro passo é entender quais são os critérios para uma boa administração financeira. Conhecendo esses critérios, o síndico ficará mais atento para evitar erros e, dessa forma, reduzir o risco de acabar “no banco dos réus”.

Critério #1: como ter um controle financeiro organizado do condomínio?

O condomínio não é uma empresa (apesar de ter CNPJ), mas os dois têm muitas semelhanças em relação à administração. Uma delas é a necessidade de manter controles financeiros.

Em qualquer momento, o síndico precisa saber:

• quanto dinheiro está disponível;
• quanto é devido a funcionários, fornecedores e prestadores de serviços;
• quanto será arrecadado nas próximas semanas e meses.

Ele só pode saber essas informações se tiver controles eficientes. Por isso, tudo que entra ou que sai (mesmo que seja um lançamento futuro; por exemplo, uma contratação que só vai ser paga daqui a três meses) deve ficar registrado. Também é recomendável não deixar algumas transações de fora do registro, mesmo que o valor seja baixo. Além de prejudicar os registros, isso pode comprometer a credibilidade do síndico na administração financeira do condomínio.

Critério #2: como o síndico pode agir com transparência?

O dinheiro do condomínio vem das contribuições dos condôminos. Naturalmente, eles querem saber para onde esses recursos estão indo. Se essa informação não for apresentada, é muito provável que apareça um sentimento de desconfiança em relação ao síndico, que lida diretamente com a administração financeira.

Por isso, uma das responsabilidades do síndico é apresentar relatórios periódicos sobre como o caixa do condomínio vem sendo utilizado. No entanto, isso não basta para ter transparência.

Quanto mais detalhados esses relatórios forem, melhor. Por exemplo, “manutenção” é uma categoria muito ampla. Então, vale a pena detalhar cada ação de manutenção e o seu respectivo custo. O segredo é realmente abrir as informações para os condôminos.

Critério #3: como demonstrar prudência nos gastos da administração financeira?

Como os recursos financeiros são limitados, é preciso ter prudência na hora de gastá-los; especialmente quando você está lidando com o dinheiro de terceiros, como é o caso do síndico de condomínios.

Então, antes de fazer qualquer compra ou contratação, é recomendável considerar:

• se ela é mesmo necessária;
• se ela precisa ser feita nesse momento, ou pode aguardar;
• se existe uma alternativa mais econômica.

Além disso, se concluir que o gasto deve ser feito, o síndico também precisa ter um processo para encontrar o melhor custo-benefício. Fazer múltiplos orçamentos e negociar descontos são exemplos de boas práticas.

Por fim, respeitar os três critérios que você acabou de ver é o primeiro passo para o síndico que deseja fazer uma administração financeira responsável e, assim, reduzir o risco de sentar no banco dos réus. Entretanto, existe um caminho mais prático e eficiente: em vez de cuidar de tudo sozinho, contratar uma administradora de condomínios com selo PROAD. Ela oferece uma equipe capacitada e ferramentas para apoiar o síndico e orientar para as finanças de maneira certa e eficiente.

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