A sua administradora cumpre um bom papel no seu condomínio? Confira quais os deveres de uma gestora e avalie melhor a sua administradora.

 

Morar em um condomínio tranquilo, com segurança e com recursos funcionais é o desejo de todo condômino. Porém, para garantir este cenário, é necessário contar com uma administração diferenciada.

Nesse ponto, os moradores têm um papel essencial, monitorando tanto a gestão do síndico quanto da administradora. Mas, quais são os deveres de uma administradora? Quais são os fatores vitais para o funcionamento de um condomínio?

Para te ajudar, neste artigo, apresentaremos exemplos de diferentes deveres de uma administradora de condomínios. Continue lendo e confira!

 

Gerir os recursos humanos do condomínio

Para que um condomínio funcione da melhor maneira e alcance todos os resultados esperados pelos moradores, ele precisa contar com uma ótima equipe de colaboradores. Por isso, um dos deveres mais importantes de uma administradora é garantir uma boa gestão de pessoas.

Todavia, aqui, o trabalho não deve se limitar a contratação de pessoal e a delegação de tarefas. Afinal, por mais que os condomínios estejam se aproximando das empresas em modelos de gestão, eles ainda são locais de moradias, que guardam sonhos e expectativas de muitas famílias.

Nesse sentido, além das atividades obrigatórias e legais, como recrutamento e seleção de funcionários, admissão e procedimentos de registros, coordenar e controlar todas as rotinas trabalhistas de acordo com a legislação atual, gerenciando e transmitindo as informações diárias à plataforma do eSocial, controle e concessão de salário-família e outros mais benefícios e obrigações pertinentes a essa disciplina, a administradora deve se certificar sobre a experiência e o preparo dos contratados para lidar diretamente com pessoas, garantindo uma ótima harmonia entre moradores e profissionais.

 

Garantir suporte administrativo

A rotina de um condomínio é algo bastante peculiar em comparação com outros setores da sociedade, pois, diferentemente de locais de trabalho e de estudo, por exemplo, aqui, os frequentadores (moradores) costumam passar o dia inteiro fora e poucos acompanham de perto as mudanças aplicadas.

Garantir que todos os moradores tenham suas dúvidas sanadas sobre o dia-a-dia do condomínio é mais uma das tarefas imperativas de uma administradora. Essa é uma das atividades que faz parte do suporte administrativo.

Além do apoio direto aos condôminos sobre questões pertinentes, outros pontos essenciais de um suporte administrativo são:

• supervisão e controle sobre os mandatos do síndico e do conselho consultivo;
• monitoramento junto ao síndico sobre espaços e áreas comuns do edifício, gerindo qualquer planejamento de mudanças;
• administração sobre o CNPJ, CCM e Certificado Digital do condomínio garantindo atualização e regularização sobre eventuais questões jurídicas;
• transcrição das atas do livro administrativo para documentos reconhecidos em cartório.

 

Gerenciar a parte financeira do condomínio

Controlar os recursos financeiros é um dos requisitos-chave para o sucesso de qualquer projeto, com os condomínios não é diferente.

Assim, uma administradora deve não apenas gerir a parte financeira, mas também facilitar o caminho para que todos os condôminos consigam cumprir com suas obrigatoriedades, garantindo uma boa taxa de arrecadação mensal. Em outras palavras, para realizar uma gestão financeira completa, é preciso:

• elaborar e acompanhar diretrizes orçamentárias;
• garantir a emissão e distribuição dos boletos bancários;
• criar quadros de rateios;
• realizar cobrança administrativa de inadimplentes – via cartas, e-mails e telefone;
• controlar os vencimentos de contas a pagar e emitir cheques.

Todavia, como se trata de um condomínio, a melhor maneira de realizar um trabalho financeiro diferenciado e satisfatório, é adotando uma postura totalmente transparente, com os moradores tendo acesso fácil aos dados de arrecadação e de gastos.

 

Manter o controle sobre assuntos jurídicos

Uma gestão de condomínio também deve se enquadrar em diferentes normas para garantir o funcionamento legal do local, por exemplo, a Lei 4.591, responsável por apresentar a obrigatoriedade de regimes internos, convenções, competências, deveres e um representante legal em todo condomínio.

No intuito de proteger o condomínio e evitar problemas legais, a administradora dever monitorar e controlar os diferentes assuntos jurídicos. Entre as principais atividades que envolvem um suporte jurídico, estão:

• consultoria fiscal, tributária e trabalhista;
• emissão de notificações judiciais;
• atualização e detalhamento sobre a legislação administrativa de condomínios;
• emissão e atualização de relatórios sobre ações jurídicas;
• monitoramento sobre cobranças judiciais referente a devedores.

Enfim, esses são alguns de um conjunto de deveres essenciais de uma administradora de condomínios. É impossível manter um controle e ótimo padrão de qualidade na rotina do local se esses fatores não forem considerados dentro de uma gestão. Então, analise todas essas informações que te passamos e faça a seguinte pergunta: Será que a nossa atual administradora realmente cumpre um bom papel com o nosso condomínio?

 

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