Você e seu condomínio podem estar correndo sérios riscos. Fique atento e entenda porque sua administradora de condomínios precisa ser certificada pelo PROAD.

Alguns condomínios ainda consideram a administradora de condomínios como uma mera prestadora de serviços burocráticos e não sabem como estão longe da realidade. Nesse sentido, a maioria deles desconhecem que podem estar colocando em risco o seu patrimônio.

Lembremos: administrar condomínios é um trabalho técnico e de enorme responsabilidade. A empresa movimenta todos os recursos do condomínio, gerencia toda a parte fiscal, tributária e trabalhista, orienta o Síndico sobre as inúmeras Leis e Normas que de alguma forma atingem o empreendimento e o Síndico, cuidando indiretamente das unidades autônomas, que muitas vezes são o maior patrimônio dos condôminos.

Um condomínio padrão movimenta por volta de R$600.000,00 por ano. Há condomínios nos quais esse número chega à a casa dos milhões. Por outro lado, o número de “administradoras” aventureiras, sem estrutura e não capacitadas é enorme, pois é um segmento da economia para o qual não há qualquer regulamentação profissional. Justamente por conta disso, foi criado o PROAD.

A seguir, conheça 3 perigos que você, síndico e o seu condomínio, estão correndo em não contratar uma administradora de condomínios certificada e auditada. Acompanhe:

1. Má gestão dos funcionários

A má administração dos salários e encargos sociais dos funcionários do e a falta de envio de dados para o eSocial podem gerar riscos e multas altíssimas para o condomínio.

No caso da má gestão dos encargos, o condomínio será obrigado a pagar os atrasados, cujos acréscimos podem chegar a valores consideráveis, dependendo do tempo de atraso.

Além disso, a má gestão dos funcionários e da folha de pagamento também gera riscos trabalhistas. Todo cuidado é pouco, quando se trata de horas-extras, acúmulo de função, entre outros.

Entre as principais atribuições da administradora na gestão de funcionários podemos citar:

1. Elaboração da folha de pagamento.
2. Emissão e controle do retorno dos comprovantes de pagamento dos salários.
3. Pagamentos aos funcionários por meio de depósito ou contas-salário.
4. Controle das horas extras, marcação de ponto e sistema de ponto eletrônico.
5. Controle de salário-família.
6. Elaboração da folha de pagamento do 13º salário.
7. Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS).
8. Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP.
9. Elaboração e recolhimento das guias do PIS.
10. Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.
11. Emissão de informes de rendimentos dos empregados.
12. Controle e entrega anual da DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte.

Férias e Rescisões

14. Controle de vencimentos e períodos aquisitivos de férias.
15. Elaboração e controle de escalas de férias.
16. Rescisões de contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias.
17. Homologação de rescisões dos contratos no sindicato de classe ou na DRT.

Benefícios

18. Aquisição de uniformes.
19. Controle dos seguros de vida dos funcionários.
20. Controle de vale-alimentação e refeição.
21. Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.
22. Controle de convênio de assistência médica.
23. Controle de convênio de assistência odontológica.

Normas Regulamentadoras – Ministério do Trabalho

24. CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – Atendimento à NR-5.
25. EPI´s – Equipamentos de Proteção Individual – Atendimento à NR-6.
26. PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional – Atendimento à NR-7.
27. PPRA – Programa de Prevenção a Riscos Ambientais – Atendimento à NR-9.
28. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário e LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho.

Outras atribuições

29. Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos junto ao INSS.
30. Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante a Caixa Econômica Federal.
31. Treinamento interno e externo de funcionários com opção de cursos e palestras

 

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2. Má gestão tributária e falhas nos recolhimentos de impostos

O síndico e o condomínio também podem ser penalizados, caso não executem corretamente a gestão tributária do condomínio e todos os procedimentos necessários a cada pagamento feito em nome do condomínio. Veja abaixo quais são as principais rotinas tributárias:

1. Análise de documentação de todos os prestadores de serviços para fins de definição de impostos devidos a serem retidos e recolhidos, parcelamentos, situação fiscal e outros.
2. Cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do INSS, PIS, COFINS, CSLL e ISS.
3. Acompanhamento da situação de empresas com relação a liminares, ações judiciais e particularidades na retenção de impostos.
4. Controle de pagamentos a prestadores de serviços autônomos, bem como verificação de cadastro junto ao PIS e Prefeitura, para fins de retenção e recolhimento de INSS e ISS devidos.
5. Armazenamento de dados, controle de pagamentos e retenções para prestação de informações de tributos federais na entrega anual da DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (futura RE-INF)
6. Controle de emissões de NFTS – Nota Fiscal de Tomador de Serviços – Prefeitura SP.
7. Cadastramento e gerenciamento da Senha Web do condomínio junto à Prefeitura Municipal
8. Obtenção de certidões negativas de débitos de tributos e contribuições.

 

Viu como pode ser complicado ser responsável por todas as rotinas sem a ajuda e orientação de uma administradora de condomínios?

3. Contratar uma administradora de condomínios desonesta

Como dito no início, os condomínios movimentam altíssimas somas mensalmente. É grande o número de casos nos quais a administradora fecha as portas e lesa seu clientes com o uso das verbas ou a falta de recolhimentos e pagamentos. Por conta disso, deve se ter muito cuidado. O ditado “o barato pode sair caro” vale mais do que nunca. Faça uma reflexão: Compare os honorários cobrados por uma administradora com os demais prestadores de serviço do condomínio e elenque as responsabilidades de cada um.

Cuidado para não contratar uma empresa que oferece preços incompatíveis com a responsabilidade e a extensa lista de tarefas rotineiras , que amanhã não suporte seus custos e gere transtornos a seus clientes.

Contratar uma administradora de condomínios certificada PROAD e auditada pelo Bureau Veritas minimiza os riscos de seu condomínio vir a passar por esse tipo de situação. Exija que a empresa seja certificada PROAD pois as certificadas possuem:

• Educação e treinamento continuados de colaboradores e prestadores de serviço;
• Busca constante de aprimoramento técnico e pessoal;
• Recursos humanos muito mais preparados;
• Compromisso com o melhor serviço.
• Capital Social mínimo de R$200.000,00
• 5 anos de mercado, no mínimo
• Obrigatoriedade de seguir um Regulamento rígido para manter seu certificado.

Viu como pode ser perigoso para você, síndico e para o seu condomínio, não contar com uma administradora reconhecida no mercado?  Aproveite e descubra como a auditoria do Bureau Veritas gera valor para a administradora do seu condomínio!