Como anda a comunicação no seu condomínio?

Uma das maiores preocupações em um condomínio é a questão da convivência entre moradores. Com a intensidade das informações e demandas no mundo atual, a conversa entre condôminos é mais restrita, mas a tecnologia cria possibilidades de facilitar esta comunicação.

Nesse contexto, o síndico, em conjunto com a administradora, tem recursos para que esse processo de comunicação seja eficiente e eficaz.

Quadros de aviso, cartaz, bilhetes, conversas, aviso em boletos de cobranças etc, são ferramentas ainda usadas hoje, mas não são as únicas opções.

Ferramentas como:

– WhatsApp (e seus grupos)

– E-mails

– SMS

– Newsletters eletrônicas

– Sites e hotsites – da administradora e até do condomínio (sim, já existem casos!)

– Aplicativos

– E-books

– Cartilhas eletrônicas

São instrumentos que estão aí e são fáceis de usar como parceiros nesse sentido. A tecnologia ajuda exatamente para facilitar isso tudo.

Como anda a comunicação com os seus moradores?

Como já dissemos aqui, o mundo se transformou. Ainda bem que síndicos, administradoras e moradores têm à disposição uma série de instrumentos tecnológicos para facilitar a comunicação interna. Vocês têm usado tudo o que é possível?

Hoje, é de suma importância usar a tecnologia como aliada nesse sentido. Esses novos canais são de fácil uso, pois já acessados no dia a dia de todas as pessoas. Basta entender o que é melhor para todos – sem afetar liberdades, ética.

Conteúdo e forma devem ser muito bem pensado

Na comunicação existe um termo que identifica uma mensagem malfeita ou mal interpretada: ruído. Os casos mais comuns de ruídos ocorrem entre as pessoas e vêm de um entendimento errado de uma mensagem, da forma com que a mensagem é escrita e entendida. Enfim, vários motivos, mas todos contornáveis ou, melhor, evitáveis, se a mensagem chegar de forma clara e inequívoca.

Nesse sentido, a administradora tem papel fundamental para que isso seja evitado. São os profissionais dessas empresas que podem orientar síndicos a melhorar a comunicação entre eles e moradores e entre os próprios condôminos. Evitando os ruídos, e os mal-entendidos

No condomínio, a presença em assembleias, é uma ótima oportunidade de passar as informações e de assuntos serem discutidos com a presença de um grupo maior de interessados.  As demais formas de comunicação passam a ser aliados. São sequência ou consequência. Cabe ratificar que toda e qualquer decisão que envolva o condomínio só pode ser tomada em assembleias, com a maioria presente – ou, em futuro próximo, espera-se, com novas formas de se votar.

A decisão está tomada. Vamos comunicar. Mas quais ferramentas podem ser usadas?

Bem, se a assembleia decidiu que a comunicação pode ser feita usando outras ferramentas, vamos entender o que se tem à disposição. O que podemos usar e como? Deve haver bom senso e que seja comum a todos.

Não há necessidade de grandes investimentos para melhorar a comunicação. Tudo já está disponível, literalmente à mão, no smartphone. O celular combina recursos, funcionalidades e aplicativos que já contam de seu sistema operacional. E auxiliam as pessoas a se comunicarem – não só em ligações – de forma rápida e na palma da mão.

O mural ainda está aí e se resolve muito bem. Mas a correia do dia a dia, muitas vezes, nem permite que uma pessoa pare na sua frente para ler. Mesmo que ele esteja em local visível e de fácil acesso (o que é primordial e condição para a comunicação). Mas vamos entender melhor o que podemos usar hoje, com a tecnologia:

– WhatsApp – esse aplicativo é o mais usado em todo o mundo. Existem outros no mercado (Telegram, Skype, Google Hangouts, Messenger etc.), mas esse é o mais usado. A comunicação deve ser rápida e curta. Criar um grupo do condomínio é o caminho, desde que se respeitem regras claras. O ideal que seja usada para mensagens rápidas e curtas, para todos do grupo e que não geram confusão ou chateação. A comunicação individual deve ser feita assim: individualmente. Nada de mensagens no grupo que não dizem respeito ao dia a dia do condomínio;

– E-mails – muito usado, a comunicação direta e de forma mais ampla, com mais informações. Cabe ao síndico e à administradora montar um mailing (lista de endereços eletrônicos – no mínimo um por unidade) e trabalhar as informações por esse meio. Cartas, avisos, comunicações, convocações, cobranças etc. A administradora tem como função orientar e ajudar nessas mensagens;

– SMS – assim como os aplicativos de mensagens, os SMS são formas rápidas e diretas de se comunicar com os moradores. Nada longo e cujo assunto seja delicado. Use mais para recados;

– Newsletters eletrônicas – muitas administradoras já usam essa ferramenta há anos. Alguns condomínios também veem essa ferramenta como um canal importante. Deve ser periódica, bem escrita e curta, enviada diretamente para celular de todos ou para cada morador, individualmente;

– Sites e hotsites da administradora – são canais cada vez mais fundamentais de comunicação. É por eles que se têm dados, informações e serviços de maneira direta e rápida. Por exemplo, o boleto de cobrança pode ser pedido por eles, entre inúmeras outras funcionalidades, e até chats para tirar dúvidas.

– Aplicativos – assim como os sites, as administradoras já contam com esse instrumento. Eles auxiliam em diversos serviços, como cadastrar eventos, reservar salão de festas, criar e responder enquetes internas, registrar ocorrências do prédio, convocações de assembleia, tirar dúvidas, informar procedimentos e normas, enviar comunicados e avisos, entre outras funcionalidades;

– E-books – são ferramentas mais complexas, mas passam informações de forma ampla sobre um determinado assunto. O Proad já criou alguns sobre diversos temas. Muitas das administradoras certificadas também;

– Cartilhas eletrônicas – da mesma forma que os e-books, mas em menor tamanho, servem como ferramenta de informação;

– Murais e quadros de avisos – são os mais comuns e ainda muito usados e não podem faltar. Têm a facilidade de ser colocado onde os moradores têm acesso e são de fácil visualização. Já existem administradoras que criaram versões digitais dessas ferramentas. São um caminho mais moderno de uma comunicação tradicional.

A comunicação no condomínio tem de ser a mais eficiente e ampla possível. Essas ferramentas são caminhos e cabe a cada prédio decidir o que é melhor para ele e seus moradores. A revolução da tecnologia veio para todos os segmentos e não seria diferente para os condomínios. Entender o que é o ideal e de fácil entendimento e aplicação é a primeira atitude. Nesse sentido, a ajuda ou orientação profissional de uma administradora facilita muito todas as futuras tomadas de decisão.

As empresas que possuem o Selo PROAD tem expertise para atender seus condomínios com relação ao tema, exercendo as melhores práticas e serviços do mercado. Orientar e ajudar o condomínio no que for necessário é orientação de todas. Essa é uma das funções das empresas certificadas. Mais uma garantia de bons serviços que só o Selo PROAD promove.

Vantagens de contratar uma administradora de condomínios certificada pelo PROAD

 Contar com uma administradora de condomínios certificada com o Selo PROAD traz diversas vantagens para síndicos e condôminos. Isso porque, quando uma empresa conta com essa certificação, há a garantia de boas condutas e serviços relacionados aos aspectos profissional, operacional e técnico.

Para obter o certificado, as administradoras devem cumprir uma série de requisitos e passar obrigatoriamente pela auditoria do Bureau Veritas, grupo internacional fundado em 1828 e que ocupa a liderança mundial em certificações.

Entre as exigências para que uma administradora obtenha o Selo PROAD estão:

• Atender a todas as exigências legais pertinentes, em especial relacionadas a crimes ao patrimônio, fé pública e administração pública em geral;
• Não apresentar ficha financeira negativa em bancos de dados cadastrais públicos e/ou privados ou títulos protestados;
• Manter uma sede física em condição de funcionamento diário nos horários de atendimento ao público de clientes e fornecedores;
• Adotar estrutura tecnológica adequada para as atividades.
• Atuar no segmento de administração condominial há pelo menos 5 anos;
• Ter capital social integralizado mínimo de R$200 mil no contrato social;
• Ser associada a AABIC e ao Secovi-SP

A administradora com o Selo PROAD está atenta a tudo o que está sendo discutido. Essas empresas possuem profissionais altamente especializados e aptos a prestar todos os esclarecimentos aos condomínios.

Mais do que a garantia de excelência, uma administradora certificada com selo PROAD é uma empresa quem tem em seus técnicos, profissionais treinados e altamente capacitados para atender o condomínio em todas as suas necessidades. Ela é uma administradora compromissada com as melhores práticas do mercado.

Selo PROAD não é para quem quer, mas sim para quem merece!