Ter uma empresa ao seu lado, na gestão de seu condomínio, é importantíssimo para uma administração melhor e mais segura. Mas o que considerar na hora da contratação da administradora de condomínios?

 

Como sabemos, a gestão condominial exige uma série de deveres e responsabilidades que, se negligenciados, podem acarretar sérios prejuízos para todos os envolvidos, especialmente para o síndico. Desse modo, é fundamental que o síndico conte com uma administradora de condomínios eficiente, ética e capacitada.

Afinal, mais do que simples prestadoras de serviços, essas empresas atuam como procuradoras do condomínio em diversas situações, inclusive no que se refere as questões financeiras, fiscais, tributárias e comerciais.

Somente por aí você já pode ter uma ideia dos problemas que podem surgir caso haja uma contratação equivocada, não é mesmo? A começar pelas altas somas em cotas condominiais que são movimentadas mensalmente e ficam sob responsabilidade das administradoras.

Conheça 3 perigos de contratar uma administradora de condomínios sem capacitação

Diante de um cenário em que a escolha de uma administradora de condomínios capacitada vem se tornando cada vez mais importante, em função da complexidade da gestão, listamos três armadilhas de uma contratação inadequada para que você fique esperto.

Confira quais são elas:

1. Má gestão tributária e fiscal

Apesar de os condomínios não serem considerados empresas, são fortes propulsores da economia no setor de serviços, e são obrigados a realizar todas as retenções e recolhimentos tributários previstos, e atender a uma série de obrigações tributárias, sem direitos ou tratamentos tributários especiais.

Tanta complexidade em relação à gestão de tributos e impostos exige eficiência da administradora de condomínios. É preciso conhecimento e compromisso em garantir que todos os processos serão feitos no prazo e que nenhuma obrigação deixará de ser paga por desconhecimento legal.

Caso contrário, tanto a empresa quanto o síndico podem ser penalizados, arcando com problemas que vão desde conflitos com condôminos até multas e sanções previstas em lei.

 

2. Má gestão de colaboradores

Assim como em uma organização, um empreendimento imobiliário precisa de gestão da equipe de colaboradores para ter pleno funcionamento operacional e legal. Porém, condomínios não são espaços corporativos e, por isso, a gestão de recursos humanos precisa ser diferenciada.

Uma boa administradora de condomínios deve fazer muito mais do que simplesmente pagar os funcionários e encargos sociais. A empresa deve ser capaz de garantir que os direitos e benefícios trabalhistas sejam respeitados e aplicados, e que o condomínio consiga implementar rotinas e escalas de trabalho adequadas e otimizadas.

A má gestão de encargos e a falta de envio de dados para o eSocial, por exemplo, geram uma série de riscos, como multas altíssimas para o condomínio. Isso sem contar que uma administração ineficiente de funcionários e folhas de pagamento podem ocasionar processos trabalhistas que, consequentemente, trazem sérios prejuízos.

 

3. Valores contratuais baixos que escondem a falta de credibilidade

Não é raro observar empreendimentos que escolhem uma administradora de condomínios pelo preço. Porém, tratando-se de gestão condominial, nem sempre o mais barato é a melhor opção. Muito pelo contrário, uma empresa inexperiente, ou mesmo mal intencionadas pode fazer “o barato sair caro”.

Como dissemos, as administradoras são responsáveis pela movimentação financeira de verbas muito significativas, o que demanda estrutura de sistemas e interação bancária, controles financeiros e de pagamentos e a disponibilização dos excedentes a seus clientes, a qualquer momento. Não foram poucos os casos de administradoras que fecharam suas portas e acabaram lesando condomínios pela falta de pagamentos de tributos, uso de verbas, entre outros graves problemas.

Como escolher uma administradora de condomínios eficiente e confiável

Diante do que mostramos, você pôde comprovar como é importante selecionar uma administradora de condomínios capacitada, experiente e certificada. A gestão condominial exige do síndico e do conselho, deveres e responsabilidades que, se não observados, podem acarretar em enormes prejuízos para o condomínio e todos os seus condôminos.

Mas o síndico não precisa necessariamente ser um especialista em gestão, pois ele pode contar com a assessoria de uma administradora de condomínios capacitada e, acima de tudo, ética e responsável.

Mas como escolher uma empresa idônea?

A primeira coisa a se pensar quando for contratar uma administradora é considerar sua experiência de mercado e conhecer suas referências, checando outros edifícios que administra e se é afiliada a entidades de classe, como a AABIC e o Secovi-SP.

Uma boa dica é pesquisar em portais especializados e nos sites de entidades do setor (AABIC e SECOVI-SP, por exemplo), que contam com seções com a lista de administradoras associadas.

Outro ponto interessante é saber se a administradora possui o Selo Proad (Programa de Autorregulamentação da Administração de Condomínios), que certifica empresas especializadas em administração de condomínios, considerando a conduta e os aspectos profissionais, operacionais e técnicos dos serviços prestados. Estão por trás do PROAD as principais entidades do mercado imobiliário paulista para garantir isso: AABIC e SECOVI-SP.

Outros pontos a se observar na contratação:

– Verifique com síndicos de condomínios próximos qual sua relação com suas administradoras;

– Caso já tenha indicação de administradora, busque informações com os síndicos clientes;

– Tenha a certeza da boa ficha cadastral da empresa, incluindo a dos sócios;

– Cheque a reputação da empresa em portais especializados em atendimento e reclamações;

– Analise a formação profissional dos sócios e da equipe de atendimento;

– Cheque toda a tecnologia utilizada no atendimento (aplicativos, sites, plataformas de serviço, meios de comunicação etc.);

– Analise cuidadosamente o contrato de prestação de serviços;

– Entenda se os honorários são compatíveis com a gama de serviços oferecidos;

– Desconfie, de honorários muito baixos, pois a guerra de preços (e as empresas que aderem a esta guerra) estão de alguma forma abrindo mão de rentabilidade suficiente para manter a geração de lucro em seu negócio;

– Defina como será a prestação de serviços e o monitoramento de resultados;

– Conheça todo o suporte que a empresa oferece nas áreas – jurídico, administração, RH, manutenções etc.

Empresas que contam com a certificação PROAD, passam pela auditoria do Bureau Veritas. Dessa forma minimizam-se os riscos nos condomínios. Veja alguns motivos que fazem com que as empresas com o selo ofereçam essa garantia:

• Obrigatoriedade em seguir um regulamento rígido para manter o certificado;
• Mínimo de cinco anos de experiência no mercado imobiliário;
• Treinamento continuado de colaboradores e prestadores de serviços;
• Capital social de no mínimo R$200 mil;
• Compromisso com a entrega da melhor qualidade de serviços e com a maior segurança e comodidade.

Você pode confiar em uma administradora com o Selo Proad

Mais que simples confiança nos serviços que a administradora presta, o Selo Proad é a garantia de um trabalho seguro e certificado da empresa, garantido pelas duas principais entidades do setor.

Essa certificação é constantemente auditada pelas entidade e por uma certificadora internacional, o Bureau Veritas, grupo internacional fundado em 1828 e que ocupa a liderança mundial em certificações, que é quem verifica se as empresas que detêm o selo, cumprem a série de requisitos exigidos. Essa certificação tem de ser renovada periodicamente.

Uma administradora com o Selo Proad tem no desenvolvimento profissional uma regra e uma obrigação, com cursos específicos em diversas áreas da gestão. Tal qual um médico que necessita de profundo e constante aperfeiçoamento.

As boas administradoras de condomínios devem disponibilizar soluções que facilitem a gestão do síndico. E por quê? Para que se tenha transparência, agilidade e eficiência.

As administradoras bem estruturadas disponibilizam portais e aplicativos que permitem consultar as informações no celular ou computador.

 

O Selo PROAD é a garantia que síndicos e condôminos têm de que estão nas mãos de profissionais que conhecem seu ofício e que sabem cuidar do seu condomínio em todas as áreas. Uma administradora de condomínios com o Selo PROAD é a certeza de uma parceria que conhece a saúde do seu condomínio, desde sempre.

 

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