Manutenções, 13º salário, férias de funcionários, gastos extras, treinamentos de colaboradores. Enfim, como está a organização e o planejamento do condomínio para este final de ano e para o ano seguinte?

Assim como uma empresa, um condomínio necessita de uma retrospectiva do que foi feito e de um planejamento para o ano seguinte. Um plano de ações, com objetivos, metas, custos, responsabilidades, formas sobre como isso pode ser colocado em prática, prazos e, claro, resultados pretendidos e atingidos.

Você já pensou no futuro de seu condomínio?

Se esse tipo de pensamento não faz parte do seu dia a dia, trate de mudar isso e pensar diferente imediatamente. Quando falamos em planejamento, estamos nos referindo a um plano de ações para curto, médio e longo prazos. Estabelecer as prioridades, como devem ser aplicadas, os responsáveis e, também, considerar situações emergenciais.

A administradora pode e deve orientar nesse sentido. Seus profissionais são aptos para orientar no que for preciso, com a expertise necessária para programar tudo o que um condomínio precisa para uma gestão mais tranquila.

Nesse planejamento, precisam ser consideradas ações para as mais diferentes áreas de necessidades do condomínio, como economia (gastos e investimentos), manutenção, segurança, acessibilidade do prédio, férias, 13º de funcionários, sustentabilidade (que vai da melhor qualidade de vida dos moradores à redução de gastos financeiros), atribuições do síndico, ações de integração para condôminos, comunicação entre moradores (síndico/moradores; moradores/administradora etc.).

Ideias para se colocar em prática

Um planejamento, se bem elaborado – e aprovado pela maioria -, evita surpresas – que vêm, mas tem menor impacto na gestão. Um ponto que é bem interessante para ser colocado em um planejamento é a inadimplência.

Se o objetivo é eliminar o problema, até com auxílio jurídico externo, com a contratação de profissional para negociar dívidas de forma amigável ou legal ou outra forma de acerto e conscientização, isso deve constar do planejamento.

Vamos fazer um check list?

Ao se propor um planejamento, se tem o objetivo de criar estratégias que visam melhorar a situação do condomínio. Ele deve ser visto como ações que auxiliarão a rotina de trabalho do síndico e a dinâmica do condomínio para aquele período. Ratificando, que pode haver a possiblidade de surpresas inesperadas, não programadas, mas minimizadas em um bom planejamento.

Para preparar um bom planejamento, deve-se seguir algumas ações. Uma espécie de check list de ações:

– Verificar a real situação do condomínio em todos os pontos (a administradora orienta e ajuda nesse sentido), avaliando questões como finanças, estrutura do prédio, necessidades do condomínio;

– Definir metas e objetivos a serem atingidos e planos de ação;

– Divulgar o planejamento definido a todos os moradores e aprovar em assembleia;

– Acompanhar todas as etapas e resultados;

– Ajustar possíveis desvios de metas;

– Apurar e divulgar todos os resultados obtidos.

O que pode fazer parte desse planejamento?

De modo geral, podem e devem fazer parte:

– Planejamento financeiro e previsão orçamentária (entradas e saída e respectivas datas de vencimento, bem como provisões);

– Seguros;

– Equipamentos diversos e comuns (vistorias e manutenções);

– Contratos, seguros e obrigações (vencimentos, valores e renovações);

– Cronograma de reuniões (datas para as reuniões ordinárias e previsões de extraordinárias, se possível);

– Treinamento de colaboradores;

– Metas a serem atingidas (com datas e prazos);

– Projetos a serem executados (com datas e prazos);

– Manutenções;

– Convenção e regimento interno (se houver necessidade ou não de revisões)

– Se for o caso e a época, como se dará a transição/mudança do síndico (previsão de eleições)

Enfim, um condomínio organizado faz com que a gestão seja tranquila e que os problemas sejam minimizados. Não podemos esquecer que mudanças podem ocorrer. Como em qualquer atividade, ter metas definidas e mapeadas é fundamental. Nesse sentido, a ajuda ou orientação profissional de uma administração facilita muito todas as futuras tomadas de decisão – que, no mínimo, estarão planejadas.

O Proad tem como uma de suas práticas, a confiança. As empresas que possuem o Selo PROAD tem isso como norma e exercem esse dever para com seus clientes. Uma das formas de mostrar essa confiança aos condomínios (síndicos e moradores) é, além de exercer as melhores práticas do mercado, informar todas as mudanças, regras, leis etc., afeitas ao setor, orientando de maneira correta seus clientes. Orientar e ajudar o condomínio no que for necessário. Essa é uma das funções das empresas certificadas. Mais uma garantia de bons serviços que só o Selo PROAD promove.

Vantagens de contratar uma administradora de condomínios certificada pelo PROAD

 Contar com uma administradora de condomínios certificada com o Selo PROAD traz diversas vantagens para síndicos e condôminos. Isso porque, quando uma empresa conta com essa certificação, há a garantia de boas condutas e serviços relacionados aos aspectos profissional, operacional e técnico.

Para obter o certificado, as administradoras devem cumprir uma série de requisitos e passar obrigatoriamente pela auditoria do Bureau Veritas, grupo internacional fundado em 1828 e que ocupa a liderança mundial em certificações.

Entre as exigências para que uma administradora obtenha o Selo PROAD estão:

• Atender a todas as exigências legais pertinentes, em especial relacionadas a crimes ao patrimônio, fé pública e administração pública em geral;
• Não apresentar ficha financeira negativa em bancos de dados cadastrais públicos e/ou privados ou títulos protestados;
• Manter uma sede física em condição de funcionamento diário nos horários de atendimento ao público de clientes e fornecedores;
• Adotar estrutura tecnológica adequada para as atividades.
• Atuar no segmento de administração condominial há pelo menos 5 anos;
• Ter capital social integralizado mínimo de R$200 mil no contrato social;
• Ser associada a AABIC e ao Secovi-SP

A administradora com o Selo PROAD está atenta a tudo o que está sendo discutido. Essas empresas possuem profissionais altamente especializados e aptos a prestar todos os esclarecimentos aos condomínios.

Mais do que a garantia de excelência, uma administradora certificada com selo PROAD é uma empresa quem tem em seus técnicos, profissionais treinados e altamente capacitados para atender o condomínio em todas as suas necessidades. Ela é uma administradora compromissada com as melhores práticas do mercado.

Selo PROAD não é para quem quer, mas sim para quem merece!