Um grupo de WhatsApp pode ser muito útil em condomínios para a comunicação entre síndicos e moradores. Porém, é essencial ter alguns cuidados!
O uso habitual e diário do WhatsApp é cada vez mais comum. Só no Brasil são 127 milhões de usuários mensais que utilizam suas diversas funcionalidades. Porém, além de ser útil para conversas pessoais, a ferramenta vem sendo cada vez mais usada para a comunicação entre síndicos e condomínios. Tanto sucesso se dá por diversos motivos. Entre eles estão a instantaneidade na interação, a gratuidade, a facilidade no envio de comunicados, áudios, fotos e vídeos e a possibilidade de criar conversas coletivas por meio de grupo de WhatsApp.
O síndico pode se beneficiar de todos os recursos do aplicativo para se aproximar dos moradores e criar um relacionamento transparente com todos os condôminos.
Uma vantagem é que, ao contrário de outros meios, como o telefone, o WhatsApp permite que informações sejam passadas a todos os interessados de uma só vez. Isso representa otimização de tempo e esforços por parte do síndico.
Como utilizar o grupo de WhatsApp para condomínios
Para que um grupo de WhatsApp seja utilizado de forma assertiva pelos síndico e condôminos é fundamental ter alguns cuidados.
Isso porque o mau uso do aplicativo é capaz de fazer com que ele perca sua finalidade, que nesse caso é a comunicação sobre os interesses coletivos. Além disso, algumas situações podem implicar até mesmo em processos judiciais.
Para ajudar nessa tarefa, listamos 5 dicas de como não errar na utilização da ferramenta. Confira:
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Discuta o assunto em assembleia
Antes de criar um grupo de WhatsApp para o condomínio, o síndico deve propor a ideia em assembleia para verificar o nível de aprovação dos moradores.
Caso a maioria tenha interesse em participar e outros não queiram ser adicionados, o gestor do condomínio deve respeitar as opiniões individuais e inserir somente os interessados. Situações desagradáveis podem acontecer, se o síndico tomar uma atitude isolada e adicionar os condôminos sem o seu consentimento.
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Crie regras de utilização
Para que o grupo de WhatsApp do condomínio atinja seu objetivo, é essencial que o síndico estabeleça regras desde a sua criação.
Isso inclui informar quais assuntos podem ser tratados e quais são proibidos, estabelecer regras de boa convivência, horários para o grupo silenciar, entre outros.
Essa ação contribui para que os assuntos principais, ou seja, os interesses coletivos não acabem desvirtuados em função de mensagens de “bom dia”, “boa noite” ou envio de imagens/vídeos que nada tem a ver com o escopo do grupo.
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Informe os moradores sobre possíveis sanções
Além das políticas do grupo de WhatsApp, o responsável deve deixar claro a todos os participantes que críticas sem fundamento, xingamentos e discussões podem acabar em situações desagradáveis e desnecessárias.
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Não deixe ninguém sem resposta
De nada adianta criar um grupo de comunicação entre o síndico e os moradores se, quando esses fazem questionamentos ficam sem respostas.
Nesse caso, é fundamental que o síndico não deixe nenhum condômino sem esclarecimentos e responda o mais rápido possível. Caso esteja ocupado, informe que dará um retorno assim que possível.
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Separe as conversas coletivas das individuais
Imagine que você está em um grupo de WhatsApp do condomínio e, de repente, começa uma longa conversa entre o síndico e um dos moradores sobre um vazamento que só está afetando uma unidade. Nada agradável, concorda?
Portanto, outra ação importante é saber separar as conversas. Quando elas disserem respeito a um só condômino ou uma pequena parte deles, o ideal é que sejam realizadas conversas privadas, de modo que não atrapalhem outros moradores e não tornem o grupo cansativo.
Não é recomendável que a Administradora de Condomínios seja incluída nos grupos internos por razões diversas. A empresa deve estar disponível para orientar o condomínio de forma objetiva e estruturada, além da indisponibilidade para acompanhar as discussões e prestar esclarecimentos em grupo no tempo desejado.
É ideal que o Síndico trate os assuntos e informações junto a Administradora de forma isolada e pelos canais definidos com sua contratada, podendo a posição da empresa ser informada a todos pelo representante do condomínio.
Como você pôde comprovar, um grupo de WhatsApp pode auxiliar na comunicação entre síndico e condôminos. Porém, tão fundamental quanto criá-lo é obedecer determinadas regras para evitar problemas.
Nosso artigo foi útil para você? Então, confira agora o conteúdo sobre 6 dicas importantes para a gestão de condomínio!